Dernek kurduktan sonra yapılması gereken işlemlerde ilk sırada yer almaktadır. Tüm dernek faaliyetlerini kayıt altına almak için dernek defterlerini kullanmanız gerekiyor. Bunun için zorunlu dernek defterlerini satın alıp, kuruluş işlemi sonrasında notere ya da dernekler birimine tasdik ettirmelisiniz. Peki dernek kurmak isteyenlerin tutması gereken zorunlu defterler nelerdir?
- Karar Defteri: Dernek yönetim kurulu üyeleri tarafından alınacak olan tüm kararlar, karar defterine işlenir ve alt kısmı toplantıya katılan üyeler tarafından imzalanır. Tüm kararlar tarih ve numara sırası ile yazılır.
- Üye Kayıt Defteri: Derneğe üye olarak gelenlerin kimlik, giriş ve çıkış bilgileri bu deftere numara ve tarih sırasıyla birlikte kayıt edilir. İsteğe bağlı olarak üyeler tarafından ödenen aidatlar ve ödemeler bu deftere kayıt edilebilir.
- Evrak Kayıt Defteri: Derneğe gelen ve giden evraklar sıra numarası ile birlikte bu deftere kayıt edilir. Ardından gelen evraklar tarih sırasına göre saklanmak üzere arşivlenir. Gönderilen evrakların ve elektronik ortamdan gelen evrakların kopyası alınarak, arşive koyulur.
- İşletme Hesabı Defteri: Dernekler işletme hesabına göre gelir ve giderlerini kayıt altına alırlar. Ancak kamu yararına çalışan dernekler ve yıllık geliri belirli bir miktarın üstünde olan dernekler bilanço usulü defter tutmak zorundadırlar. Bunun dışında kalan dernekler ise isteğe bağlı olarak bilanço usulü defter tutabilirler.
Yukarıda yer alan defterlerin Türkçe olarak tutulması zorunludur. Bu defterler isteğe bağlı olarak bilgisayar ortamında da tutulabilir. Ancak bu defterler tutulmadan önce her bir sayfanın onaylanması ve numaralandırılması gerekmektedir. Tutulan defterlerde yapılacak olan yanlışlar, yapılan yanlış yazımızın okunmasını engellemeyecek şekilde, üzerine çizgi çekilir. Paraf atlama işlemi ise, yanlışı yapan kişi tarafından gerçekleştirilir. Bu yanlış yazılan yazılar kazımak ya da tamamen karalama yapılarak okunamayacak hale getirilemez. Aksi takdir cezai işlem uygulanacaktır.
Dernek defterlerinin düzenli tutulması, derneğin şeffaf ve denetlenebilir bir yapıya sahip olmasının temel şartlarından biridir. Tutulan kayıtlar, olası bir denetimde derneğin mali ve idari faaliyetlerini açık şekilde ortaya koyar. Bu nedenle defterler gerçeğe uygun doldurulmalı, hiçbir işlem kayıtsız bırakılmamalıdır. Özellikle gelir ve gider kayıtlarının düzenli tutulması, dernek yöneticilerinin hukuki sorumluluğunu da doğrudan etkiler.
Defterlerin tasdik süreci tamamlandıktan sonra, defterlerin kim tarafından ve nasıl tutulacağı yönetim kurulu tarafından belirlenmelidir. Genellikle bu görev, derneğin sekreteri veya saymanı tarafından yürütülür. Yetkili kişilerin belirlenmemesi ya da görevlerin net olarak dağıtılmaması, ileride karışıklığa yol açabilir. Bu yüzden görev tanımlarının yazılı hale getirilmesi ve yönetim kurulu kararına bağlanması fayda sağlar.
Dernek defterlerinin saklama süresi de önem taşır. Türk mevzuatına göre defterler ve ilgili belgeler, ilgili oldukları yılı takip eden takvim yılından itibaren belirli bir süre boyunca saklanmak zorundadır. Bu süre içerisinde yapılabilecek denetimlerde, istenilen defter ve belgelerin ibraz edilmemesi idari yaptırımlara neden olabilir. Bu nedenle arşivleme sisteminin düzenli ve erişilebilir olması gerekir.
Elektronik ortamda tutulan defterlerde de güvenlik ve yedekleme konusu ihmal edilmemelidir. Olası veri kayıplarına karşı düzenli yedek alınmalı, dosyalar yetkisiz kişilerin erişimine karşı korunmalıdır. Ayrıca dijital kayıtların bütünlüğünün bozulmaması, sonradan değişiklik yapılmadığının ispat edilebilmesi açısından önemlidir. Gerekirse elektronik imza veya zaman damgası gibi yöntemlerle kayıtların güvenliği artırılabilir.
Son olarak, dernek yöneticilerinin defter tutma yükümlülükleri hakkında yeterli bilgiye sahip olması büyük önem taşır. Bu konuda eksiklik varsa, dernekler danışmanlık hizmeti alabilir veya ilgili mevzuatı düzenli olarak takip etmelidir. Doğru ve düzenli tutulan defterler, derneğin hem kurumsal itibarını güçlendirir hem de hukuki risklerin önüne geçilmesini sağlar.
Dernek defterlerinin düzenli ve eksiksiz tutulması, derneğin hem yasal sorumluluklarını yerine getirmesi hem de faaliyetlerinin şeffaflığını sağlaması açısından büyük önem taşır. Defterlerin düzenli tutulmaması veya hatalı kayıt yapılması durumunda, dernekler birimi tarafından uyarı verilebilir ve ciddi durumlarda para cezası uygulanabilir. Bu nedenle, dernek yöneticilerinin ve yetkililerinin defterlerin doğru ve güncel tutulmasından sorumlu olduğunu unutmamaları gerekir.
Ayrıca, dernek defterlerinin denetlenmesi gerektiğinde, yetkili makamlar tarafından talep edilebileceği unutulmamalıdır. Özellikle yıllık genel kurul toplantılarında veya resmi denetimlerde, defterlerde yer alan kayıtlar üzerinden derneğin faaliyetleri, gelir-gider durumu ve üye hareketleri incelenir. Bu sebeple, defterlerin her zaman okunaklı, eksiksiz ve düzenli olması, derneğin güvenilirliği ve yasal uyumluluğu açısından kritik öneme sahiptir.
