DERNEKLERDE GENEL KURULLAR

İLK OLAĞAN GENEL KURUL

Dernek kuruluşu dosyası tamamlanıp, derneğin defterlerinin tasdiki dernek  makbuz ve kaşelerinin yapımından sonra derneğin noterde imza sirküleri banka hesabının açılması ve üye kayıt işlemlerinin yapılmasından sonra ilk genel kurula gidilir.

Çünkü geçici yönetim kurulu olarak göreve başlayan dernek kurucularının asri görevi derneği genel kurula götürerek zorunlu organları oluşturmaktır.  Bunun süresi en geç ay içerisinde olmalıdır. AKSİ TAKDİRDE HEM DERNEK KAPATILMASI İSTEMİYLE HEM DE İDARİ PARA CEZSINA MARUZ KALIRSINIZ. (HER SENE YENİDEN ORANLAMA İLE DEĞİŞİR 2025 YILI İÇİN 12070.00 TL DİR.

Derneklerin genel kurulları tüzüklerinde belirtilen zamanlarda yapılır ise olağan örneğin 3 yılda bir mayıs ayı içerisinde yazıyorsa son olağan genel kurulu 2021 yılının mayıs ayı içersinde yapılmışsa 2024 yılının mayıs ayında olağan genel kurulunu yapmak zorundadır. Eğer iki kez üst üste olağan genel kurulunu gerçekleştirmezse (mücbir sebepler hariç dernek infisah (kendiliğinden sona erme) istemiyle dernekler müdürlüğü tarafından ilgili savcılığa kapatılması istemiyle dava açar. AYRICA YAPMADIĞINIZ HER GENEL KURUL İÇİN İDARİ PARA CEZASI VARDIR 2025 yılı için 12.070.00 tl.dir

OLAĞANÜSTÜ GENEL KURUL

Derneklerin 2. Tip genel kurulu olağanüstü genel kuruldur. Bu her zaman yapılabilir. Bunun için olağan genel kurul tarihini beklemeye gerek yoktur.  İhtiyaç halinde genel kurul toplanır.

GENEL KURUL NEDİR?

Genel kurul derneğin en üst karar organıdır. Cumhuriyetimizden örnek vermek gerekirse halk oylaması (referandum) gibidir. En önemli en büyük kararlar genel kurulda alınır örneğin tüzük değişikliği ülkemizdeki anayasa değişikliğine karşılık gelir dernekte derneğin ismi yönetim kurulunun sayısı aidatların değişmesi şube açması federasyona katılması ya da kurması ya da kendin fesih etmesi gibi konular karara bağlanır.

Fesih ya da tüzük değişikliği kararlarında ilk toplantıda 2/3 çoğunluk aranır. Ancak Çoğunluk sağlanamazsa 2. Toplantıda çoğunluk aranmaz ancak bu yönetim ve denetim kurulu üye tam sayısının iki katından az olamaz

Örneğin; Derneğin yönetim kurulu üye sayısı 5 denetim kurulu üye sayısı 3 toplam 8 kişi yapar iki katı bu durumda en az  16 kişi ile kapanış ya da tüzük değişikliği yapılabilir. Diğer kararlarda böyle bir istisna yoktur.

DERNEK GENEL KURULUNUN GÖREV YETKİLERİ

• YÖNETİM VE DENETİM KURULU GİBİ ZORUNLU ORGANLARI SEÇER
• İSTEĞE BAĞLI SAİR KURULLARI SEÇER (DİSİPLİN KURULU GİBİ)
• YÖNETİM VE DENETİM KURULU RAPORLARINI İBRA EDER YÖNETİM VE DENETİM KURULUNU AKLAR
• ŞUBE AÇILMASI, FEDERASYONA BAĞLANILMASI YA DA FEDERASYONUN KURUCU DERNEĞİ OLMASI GİBİ ÖNEMLİ KONULARI KARARA BAĞLAR
• TAHMİNİ BÜTÇEYİ ONAYLAR
• AİDATLARI BELİRLER
• TÜZÜK DEĞİŞİKLİĞİNE KARAR VEREBİLİ
• DERNEĞİN FESHİNE KARAR VEREBİLİR

DERNEK GENEL KURULUNUN TOPLANMASI

Dernek genel kurula yönetim kurunun çağrı kararı ile aşağıda örneğini bulabilirsiniz.  Denetim kurulunun gördüğü lüzum üzerine yapılan çağrı ya da üyelerin  1/5 inin yazılı isteği ya da tüm üyelerin katılımıyla çağrısız olarak toplanır.

Eğer dernek bu çağrılardan hiç birini yapamazsa önceki genel kurulunun iptal edilmesi sebebiyle bir dava açılmışsa olağan genel kurulunu bu sebeple gerçekleştiremiyorsa ya da itilaf durumunda üyelerin isteğine rağmen yönetim kurulu çağrı yapmıyorsa Üyelerin başvurusu üzerine sulh hukuk hakimliğine yapılan başvuru neticesinde hakimin atayacağı kayyum heyeti tarafından genel kurul toplanır.

DERNEKLERDE GENEL KURUL ÇAĞRISI

Yönetim kurulunun en az 15  gün önceden aldığı karar üzerine yine en az 15 gün öncesinden mahalli bir gazetede ilan edilmek, web sitesinden yayımlanması, e posta, sms, tahhütlü posta, yazılı olmak suretiyle aksine karar alınmadıkça ve tüzüğündeki şartlar gereği dernek merkezinde ya da yönetim kurulunun belirleyeceği yer, saat ve günde toplanır.

Burada önemli olan husus şudur derneğinizde rekabet birden fazla yönetim adayı var ise gazete ilanı garanti olur çünkü basın savcılığına bildirir mahalli gazete ya da derneğin resmi web sitesinden yayımlanması ekran görüntüsününde saklanması koşuluyla kesin yöntemdir. Aksi takdirde üyelerden birinin benim haberim yoktu ya da 15 günden daha az bir süre ile haberdar oldum demesiyle genel kurulun iptalini isteyebilir.

Yukarıda bahsettiğimiz üzere tüzük değişikliği ve fesih halleri haricinde genel kurul üye tam sayısının yarısından bir fazlasının katılımı ile toplanır. Bu ilk toplantı için geçerlidir. Örneğin; 100 üyeniz var 51 kişi yani Ancak çoğunluk sağlanamazsa genel kurul yönetimi tarafından belli bir süre beklenir çoğunluğun sağlanamadığı erteleme tutanağı (altta örneği mevcuttur) ile imza altına alınır. Genel kurul 2 toplantıya bırakılır.  2 toplantının günü saati ve yeri genel kurul ilanında  alınan karar yönetim kurulu kararı gereği önceden belirtilir. 2. Toplantıda çoğunluk aranmaksızın genel kurul açılır.  Ancak tüzük değişikliği ve fesih halleri yukarıda bahsettiğimiz üzere istisnadır zorunlu organların tam sayısının 2 katından az olamaz bu sağlanamazsa tekrar alınacak bir yönetim kurulu kararı ile tekraren ilana çıkılır. Yine sonuç alınamazsa dernek toplanamadığından dolayı infisah için mahkemeye başvuruda bulunulur.

Genel kurul toplantıları 2. Defadan daha fazla geriye bırakılamaz her halükarda 2 toplantının genel kurul sonuca bağlanmalıdır. Genel kurullarının 2 toplantısı ilk toplantıdan en az 7 gün en fazla 60 gün içerisinde yapılmalıdır. Mücbir sebepler bu durumun dışındadır. Doğal Afet, pandemi olağanüstü hal durumları hariçtir.    

GENEL KURUL TOPLANTISI

Genel kurula gelen üyeler hazırun listesinde bulunan isimlerinin karşısına imza atarak genel kurul salonuna geçerler. Gelen misafirler ayrı bir alanda otururlar. Saati geldiğinde mevcut başkan ve üyeler çuğunluğun sağlandığını gördüklerinde açılışa geçerler teyamüller gereği açılışı yapacağı bir konuşma ile mevcut başkan gerçekleştirir. Genel kuruldan divan heyetini ister divan heyeti genel kurul üyelerinden ya da gelen misafirlerden bir başkan olmak üzere en az iki katip belirlemelerini ister. Genel kurulun oylaması ile divan heyeti belirlenir. Ve Resmen genel kurul başlamış olur. Toplantı kanunları gereğince  Saygı duruşu ve istiklal marşının okunur. Gündemi okuduktan sonra ek bir gündem maddesi olup olmadığını divan başkanı sorar. Burada iki husus çok önemlidir. Genel kurulu başkan idare (divan başkanı) ve genel kurul o an ne karar isterse onu alır gündemi değiştirir. İsterse dışarıdan gelen üye olmayan bir kişiyi başkanda yapar isterse o an derneğin kapanışına karar verir. Genel kurulun almak istediği karar tüzükte yazmıyor ise tüzük değişikliği için gerekli çoğunluğu sağlar tüzüğü değiştirerek yine karar alabilir.

Ancak normal genel geçer akış teyamüller gereği ek bir gündem eklenecekse mesela gündemde olmamasına rağmen şube açmak gibi. Genel kurulda bulunan Üyelerin   1/5’inin yazılı isteği üzerine divan başkanı öneri olarak sunulan ek gündem maddesini genel kurula oylamaya sunar salt çoğunluk sağlanırsa gündeme alınır. Bu nadir bir durumdur

GENEL KURUL GÜNDEMİ

Divan başkanı yönetim kurulunun mali finansal tablolarının, yönetim kurulu faaliyet raporlarının okunmasını ister. Yönetimin görevde olduğu sürece mali tablolar ve yapılan faaliyetler bir rapor halinde genel kurula okunur. Divan başkanı ibrasını ister yani genel kurul sizi aklıyor demektir bu bu durumda artık aleyhinize bir işlem yapılmaz dava açılmaz ancak ibra gerçeklemezse hukuki haklar saklı kalır. Yönetim kurulu isterse gelecek dönem tahmini bütçesini de okuyabilir.

Yönetim kurulu ibrası istenir ve bir diğer maddeye geçilir (Yönetim kurulu raporu mali tablo işletme hesabı tablosu ) yazımızın altında mevcuttur.

Divan başkanı Denetim kurulu raporlarının okunmasını ister denetim kurulu başkanı ya da üyeleri tarafından denetim raporu okunur. Denetim kurulu tüzükte aksi yazmadığı sürece yılda en az bir kez derneği dernek yönetim kurulunu dernek merkezini defterlerini, dernek makbuzlarını, derneğin banka hesap hareketlerini, kasasını, eğer var ise taşınır, taşınmaz ve bilançosunu denetlemekle mükelleftir.

Denetim kurulu raporunu okur divan başkanı ibrası için oylamaya sunar aynı şekilde ibra edilmemesi durumunda denetim kurulu için hukuki haklar saklı kalır dava hakkı saklı kalır ibra durumunda aklınmış olur. Bu arada denetim kurulunun ya da derneğin dış denetim, bağımsız denetim kurulunca denetim yaptırması ya da kamunun denetiminin olması denetim kurulunun sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.  Denetim kurulu raporunun (Denetim kurulu raporu örneği) yazımızın altında ektedir. İbrasından sonra başkan gündem gereği diğer madde geçer.

SEÇİMLER

Genel kurul zorunlu organlar olan yönetim ve denetim kurulu asil ve yedek üyelerinin kişi sayısı tüzüğünde belirtildiği şekli ile seçmek zorundadır. Yani kanun gereği en az 5 kişi yönetim en az 3 kişi  denetim kurulu ve bunların bir bu kadarda yedeği ile en az 16 kişi bu asgari yukarı doğru kaç kişi isterseniz o kadar kişi tüzükte ne yazıyorsa ona göre seçilir. Örneği 10 asil yönetim 5 asil denetim ve asgari sayıdan düşmemek üzere yedekleri seçer.

Eğer sair kurul dediğimiz isteğe bağlı kurullar var ise bunlarda genel kurul tarafından seçilir. Disiplin kurulu, kadınlar kurulu gibi, dernek tüzüğünde bu kurulların yazılmış olması kaç üyeden teşkil edileceği görev sorumlukları belirtilmelidir. Bu kurallar çerçevesinde eğer istenirse bu kurullarda genel kurulda belirlenir.

Not: Gerek zorunlu organlar gerekse sair kurulların üye sayısında değişiklik olacaksa seçimler maddesinden önce gündemde tüzük değişikliği yapılarak yeni belirlenen kişi sayısına göre seçim yapılır.

DİLEK VE TEMENİLER İLE GENEL KURULUN KAPANIŞI

Seçimlerden sonra yapılan konuşmalar yeni yönetime verilecek bir yetki var ise extra bir yetki şube açması için izin verme gibi konular görüşülür. Dilek temenni iyi niyet konuşmaları ile beraber başkan toplantıyı kapatır.

Toplantı tutanak altına alınır yazman üyeler ve başkan tarafından imzalanır. (genel kurul toplantı örneği) aşağıda mevcuttur.

GENEL KURULUN MÜLKİ AMİRLİĞE BİLDİRİLMESİ

Yeni başkan alacağı bir derbis şifresi ile derbis üzerinden genel kurul sonuç bildirimini bildirir. Tüzük değişikliği var ise yeni tüzüğün her sayfası yönetim kurulu tarafından imzalanarak tutanaklarla beraber elden bildirilir. Hazırun cetvelle, web sitesi çıktısı  ya da gazete ilanı ya da diğer çağrı belgeleri, divan tutanağı, yönetim ve denetim kurulu raporları dernek arşivinde 5 yıl süre ile saklanmak üzere kaldırılır.

TÜM BU GENEL KURUL DOSYASINI İÇEREN BU EVRAKLAR AŞAPIDA EKTEDİR. DETAYLI BİLGİ İÇİN ARAYABİLİRSİNİZ.